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L'autorité territoriale est tenue de constituer un dossier pour chaque fonctionnaire. Cette obligation s'applique également aux stagiaires et aux agents contractuels. Le dossier individuel doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, depuis son recrutement jusqu'à sa radiation des cadres. Il n’existe pas de liste réglementaire fixant la composition du dossier individuel. A titre indicatif, le dossier peut être constitué des éléments suivants : L’ensemble des actes et des documents se rapportant à sa situation administrative : – Recrutement – Evolution de la situation administrative et de la carrière – Positions administratives – Congés statutaires – Discipline – Notation et entretiens professionnels – Cessations de fonctions … Les attestations du CNFPT transmises à l’issue de chaque session de formation obligatoire Les documents divers relatifs à la situation de l’agent (ex : mariage, divorce, PACS…) et à des demandes particulières : révision de la notation ou de l’évaluation, communication du dossier individuel, recours hiérarchique, gracieux ou contentieux, note de mise en garde de l’autorité territoriale avant ouverture d’une procédure disciplinaire etc. Les éléments interditsEn vertu du principe de non-discrimination, il est interdit de mentionner les opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’agent dans son dossier individuel. En vertu du secret médical, aucune information sur la santé de l’agent ne doit y figurer. Seules les suites administratives de l’état de santé peuvent apparaître dans le dossier (arrêté de mise en congé de maladie, avis du comité médical ou du conseil médical…). Le dossier médical de l’agent est donc constitué à part et demeure sous la garde du médecin du travail (expertises, examens, diagnostics…). La mention des sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées est également interdite. En revanche, les documents évoquant les faits à l’origine de la sanction peuvent être conservés. La gestion du dossier par l’administrationLes différentes pièces du dossier individuel doivent être enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. Le dossier de l’agent peut, sous certaines conditions, être géré sur support électronique. Il doit être classé par référence à la nomenclature précisée à l’arrêté ministériel du 21 décembre 2012. Dans ce cas, les conditions de création et de passage à cette gestion sont définies par l’administration, après avis du comité social territorial.
Que devient le dossier en cas de détachement ou de mise à disposition de l’agent ? Le dossier reste géré par l’administration d’origine à laquelle l’administration d’accueil transmet les documents établis pendant la période de détachement ou de mise à disposition. Que devient le dossier en cas de départ définitif de l’agent ? Le dossier individuel est transmis par la collectivité à l’administration d’accueil. En cas de gestion du dossier individuel sous forme électronique et si l’administration d’accueil ne gère pas les dossiers de ses agents sous forme dématérialisée, la collectivité d’origine doit fournir une copie conforme du dossier individuel dématérialisé de l’agent, sur support papier. Dès lors, il convient de détruire le dossier dématérialisé dans le délai prévu à cet effet par l’arrêté ministériel ou la décision de la collectivité d’origine, qui fixe les modalités de gestion des dossiers dématérialisés des agents. La communication du dossier individuel de l’agentTout agent public a accès à son dossier individuel. S’il veut consulter son dossier, l’agent doit établir une demande. L’autorité territoriale doit donner une suite favorable, sauf demande abusive de l’intéressé(e). Tout refus de communication du dossier individuel doit être motivé. La communication du dossier individuel est obligatoire avant toute mesure prise en considération de la personne, que cette mesure ait ou non un caractère disciplinaire. La consultation doivent avoir lieu dans les locaux de l’administration, sous surveillance de cette dernière. |
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Dossier individuel des agents publics
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